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Graines de pensées...

La demande d'explication au boulot

20 Juin 2016 , Rédigé par TEVI-BENISSAN Daté Martial Publié dans #Gestion-Finances-Marketing, #Vie en Société

La demande d'explication au boulot

La lettre de demande d’explication est un concept qui fait peur à l’employé. Généralement, il est adressé par le supérieur hiérarchique en cas de faute professionnelle grave constatée ou parfois pour mieux comprendre un acte posé.

Alors, il est important de savoir comment s’y prendre pour rédiger. Il n’existe pas de modèle magique. Et même s’il y en a, les réalités ne sont pas les mêmes dans nos entreprises, ni les conditions et les informations reçues. Il appartient donc à chaque employé de trouver les mots justes pour rédiger une lettre de demande d’explication.

Quelques conseils que je peux donner :

  1. Rester calme et professionnel dans sa réponse : la panique n’aide pas. Il faut prendre le temps d’analyser la demande d’explication qui vous a été adressée et identifier la faute qui vous est reprochée. Ensuite, vérifier si l’information contenue dans le courrier de demande d’explication est correcte. Si elle ne l’est pas, votre réponse doit en faire mention et relater les faits tels que vous les avez vécu sans y mettre de l’émotion. C’est pour cette raison que je parle de rester professionnel dans votre réponse. Utiliser les arguments dont vous disposez et qui ont été à la base de votre prise de décision ou de votre acte. En règle générale, ce qui n’est pas interdit est permis ; mais ce qui n’est pas interdit n’est pas forcément correct. Restez zen.
  2. Soigner votre style et éviter le verbiage : certains malheureusement ne restent pas précis et concis dans ce qu’ils rédigent afin de brouiller les pistes et embrouiller le supérieur hiérarchique. Mais ils oublient souvent une chose : plus tu es brouillon, plus tu réconfortes ton chef dans son idée que tu n’es pas un bon élément et que tu as des choses à te reprocher. Cette façon de faire pousse le supérieur hiérarchique à être plus agressif et intransigeant. Car il perd confiance.
  3. Ne pas accuser l’autre d’être le coupable : il arrive des fois qu’une demande d’explication vous soit adressée alors que vous n’y êtes pour rien. Dites simplement la vérité en expliquant que vous ne comprenez pas vraiment ce qui vous est reproché étant donné que vous n’avez jamais été en contact du dossier en question et que vous ignorez tout de son existence (si c’est le cas) ou indiquer tout simplement, si vous en avez connaissance, l’agent en charge du dossier. Il appartiendra au supérieur hiérarchique de pousser ses investigations de manière plus poussée pour trouver le coupable.
  4. Indexer la procédure : dans toute organisation, il existe des règles et procédures. Elles existent pour encadrer les activités des membres de l’organisation afin de rester dans le champ des objectifs fixés. Si vous avez respecté la procédure telle que définie et distribuée en interne et que cela cause un effet non prévu et gênant pour l’entreprise, il faut indiquer dans sa lettre-réponse avoir suivi telle procédure mise en place et approuvée en fonction des informations dont vous disposez. Vous aurez réussi si vous avez tort à attirer l’attention de l’entreprise sur une disposition en interne qui peut lui être préjudiciable. Le supérieur hiérarchique doit donc immédiatement initier une mesure corrective des procédures.
  5. Reconnaitre son tord et présenter des excuses : l’erreur est humaine dit-on. Il peut arriver que nous prenons une mauvaise décision (si nous avons un pouvoir de décision) ou que nous posons un acte qu’on nous reproche aujourd’hui. Si nous sommes vraiment coupable, il faut le reconnaitre même si ce n’est pas facile et prendre des résolutions en présentant ses excuses mais en insistant sur le fait que l’intention n’était pas de nuire. Encore faudrait-il que vous soyez un agent exemplaire dans l’entreprise pour que ces aveux et remords jouent en votre faveur.

Parfois, la demande d’explication du supérieur ne cache pas une idée de sanction mais répond à un besoin de compréhension d’un fait au sein de l’entreprise. C’est pour cela qu’il existe un cadre réglementaire généralement dans chaque entreprise pour encadrer ce type de procédure afin que les gens n’en abusent ou ne l’utilisent pour faire du mal aux collaborateurs. Alors Manager ou Exécutant, exerce-toi à être exemplaire afin d’éviter des situations complexes et embarrassantes. Parfois c’est votre réponse qui devient une lettre de demande d’explications comme le modèle ci-dessous (plus la peine de spécifier où mettre l’adresse de l’expéditeur ou du destinataire):

Objet : Demande d’explications

Monsieur,

Je viens d’être informé du fait suivant : [préciser en détail].

Au vu des circonstances, j’avoue ne pas vraiment comprendre [préciser ce que l’on vous reproche, la décision, la tournure des faits…].

Dans ce cadre, je vous saurais gré de bien vouloir m’apporter les explications adéquates.

Restant à votre disposition pour un rendez-vous, je vous prie de recevoir, Monsieur, mes salutations respectueuses.

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